Factuur eisen 2026 — verplichte vermeldingen

Bijgewerkt april 2026  ·  Gecontroleerd op basis van Belastingdienst-wetgeving

Wettelijke eisen aan een BTW-factuur

De factuurvereisten zijn vastgelegd in artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting 1968. Een factuur die niet aan alle vereisten voldoet is ongeldig en geeft de afnemer geen recht op aftrek van voorbelasting — wat kostbaar kan zijn bij een BTW-controle.

Verplichte vermeldingen op elke factuur

• Uw volledige naam en adres — handelsnaam is toegestaan als geregistreerd bij KvK
• BTW-identificatienummer — uw NL…B01 nummer
• KvK-nummer — verplicht per 1 januari 2020
• Naam en adres van de afnemer
• BTW-identificatienummer afnemer — alleen bij B2B-transacties verplicht
• Factuurnummer — uniek, oplopend per reeks
• Factuurdatum
• Datum van de levering of dienst — als afwijkend van factuurdatum
• Omschrijving van de geleverde dienst of het product
• Hoeveelheid en prijs per eenheid exclusief BTW
• BTW-tarief per post — 21%, 9% of 0% per regel vermeld
• BTW-bedrag per tarief — afzonderlijk, niet samengevat
• Totaalbedrag exclusief BTW
• Totaalbedrag inclusief BTW

Vereenvoudigde factuur (onder € 100)

Voor facturen tot € 100 inclusief BTW aan consumenten mag u een vereenvoudigde factuur uitreiken met minder verplichte gegevens: naam leverancier, datum, omschrijving en BTW-tarief. Uitzondering: intracommunautaire leveringen vereisen altijd een volledige factuur.

Bewaartermijn facturen

U bent wettelijk verplicht uw facturen 7 jaar te bewaren. Voor onroerend goed geldt 10 jaar. Digitale opslag is toegestaan mits authentiek en leesbaar. De Belastingdienst kan bij een controle tot 5 jaar terug inzage vragen.

Factuurvereisten voor intracommunautaire leveringen

Levert u goederen of diensten aan een BTW-ondernemer in een ander EU-land? Dan gelden aanvullende factuurvereisten bovenop de standaard Nederlandse eisen. Op een factuur voor een intracommunautaire levering vermeldt u altijd:

• Uw eigen BTW-identificatienummer (NL…B01)
• Het BTW-identificatienummer van de afnemer in het andere EU-land
• De vermelding: "BTW verlegd" of "Intracommunautaire levering — 0% BTW"
• Het nultarief van 0% — u brengt geen Nederlandse BTW in rekening

De afnemer verwerkt de BTW in zijn eigen land via de verleggingsregeling. U bent verplicht om al uw intracommunautaire leveringen per kwartaal te melden via de Opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP) bij de Belastingdienst. Doet u dat niet of te laat, dan kunt u een boete krijgen.

Digitale facturen en e-facturering

Een digitale factuur heeft dezelfde rechtskracht als een papieren factuur, mits de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud gewaarborgd zijn. In de praktijk betekent dit dat u uw facturen veilig moet opslaan en dat ze niet achteraf mogen zijn gewijzigd. Een PDF-factuur per e-mail is in Nederland volledig geldig als factuur voor de Belastingdienst.

Steeds meer overheidsorganisaties en grote bedrijven vereisen e-facturering via het Peppol-netwerk — een gestandaardiseerd Europees uitwisselingsformaat voor elektronische facturen. Werkt u (of wilt u werken) met de overheid als opdrachtgever? Dan is het verstandig om alvast kennis te maken met Peppol-facturering. De meeste moderne boekhoudsoftwarepakketten ondersteunen Peppol inmiddels standaard.

Factuur voor particulieren: minder vereisten

Levert u aan particulieren (B2C)? Dan gelden minder strenge factuurvereisten. Voor leveringen aan consumenten bent u in veel gevallen niet eens verplicht een factuur uit te reiken — een kassabon of ontvangstbewijs is voldoende. Uitzonderingen zijn: bouw- en aannemerswerk aan woningen (altijd volledige factuur), leveringen van goederen die worden vervoerd naar een andere EU-lidstaat, en situaties waarbij de klant een factuur vraagt.

Geeft u wél een factuur af aan particulieren, dan hoeft u het BTW-nummer van de afnemer niet te vermelden — particulieren hebben immers geen BTW-identificatienummer. Een vereenvoudigde factuur voor B2C-transacties onder €100 hoeft ook niet alle verplichte gegevens te bevatten — naam en adres afnemer, BTW-bedrag en totaalbedrag zijn voldoende.

Creditnota: de correctiefactuur

Heeft u een fout gemaakt op een eerder verstuurde factuur — een verkeerd bedrag, een verkeerd tarief of een verkeerde afnemer? Dan stuurt u een creditnota. Een creditnota is een negatieve factuur die de originele factuur geheel of gedeeltelijk ongedaan maakt. Op een creditnota verwijst u altijd naar het factuurnummer van de originele factuur. Gebruik onze gratis factuur maker om correcte facturen en creditnota's op te stellen die aan alle wettelijke vereisten voldoen.

Veelgestelde vragen factuur eisen